Αναλυτικές οδηγίες για την κατάργηση του fax στο Δημόσιο, η οποία θα ξεκινήσει να ισχύει από την 1η Ιανουαρίου του 2021, έστειλε στους φορείς της δημόσιας διοίκησης ο υφυπουργός Ψηφιακής Διακυβέρνησης, Γιώργος Γεωργαντάς.
Στην εγκύκλιο που υπογράφει ο κ. Γεωργαντάς επισημαίνεται ότι η διακίνηση εγγράφων μέσω fax καταργείται σε όλους τους φορείς του στενού δημόσιου τομέα, στους ΟΤΑ α' και β' βαθμού, καθώς και στα νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου.
Η κατάργηση του fax περιλαμβάνεται στο νόμο 4727/2020 για την ψηφιακή διακυβέρνηση ο οποίος ψηφίστηκε τον περασμένο Σεπτέμβριο και προβλέπει, μεταξύ άλλων, τη διακίνηση εγγράφων μέσω διαδικτύου.
Ψηφιοποίηση των εγγράφων και email
Σύμφωνα με τις οδηγίες του υφυπουργού Ψηφιακής Διακυβέρνησης, όλες οι υπηρεσίες θα πρέπει να προμηθευτούν ηλεκτρονικό σαρωτή εγγράφων (scanner) για να είναι δυνατή η ψηφιοποίηση των εγγράφων που τηρούν στο αρχείο τους.
Οι προϊστάμενοι στα Κέντρα Εξυπηρέτησης Πολιτών (ΚΕΠ) πρέπει να μεριμνήσουν προκειμένου να είναι αναρτημένα τα στοιχεία επικοινωνίας τους σε εμφανές σημείο στην ιστοσελίδα του δήμου στον οποίο ανήκουν.
Τα στελέχη των οργανικών μονάδων όλων των φορέων του Δημοσίου θα πρέπει να δημιουργήσουν υπηρεσιακούς λογαριασμούς email για να εξασφαλίζεται η απρόσκοπτη διακίνηση της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας.
Στις ιστοσελίδες των υπηρεσιών της δημόσιας διοίκησης θα πρέπει να υπάρχει σε εμφανές σημείο το email κάθε οργανικής μονάδας. Οι φορείς θα πρέπει επίσης να αναρτούν στο δικτυακό τους τόπο τη διάρθρωση των οικείων υπηρεσιών και μονάδων, την περιγραφή των αρμοδιοτήτων και των οργανικών θέσεων, καθώς και τα ονόματα, τις ιδιότητες και τα στοιχεία επικοινωνίας των εργαζομένων.
Από την πρώτη Ιανουαρίου του επόμενου έτους, στην αρχική σελίδα όλων των websites του Δημοσίου θα είναι αναρτημένα το email του κεντρικού πρωτοκόλλου και ο αριθμός του τηλεφωνικού κέντρου.
Οι δημόσιες υπηρεσίες θα πρέπει να φτιάξουν ειδικό χώρο στην ιστοσελίδα τους για τη διατύπωση ερωτημάτων από τους πολίτες ή ειδικό χώρο με τις απαντήσεις του φορέα επί των συνηθέστερων ερωτημάτων των ενδιαφερομένων.
Στην εγκύκλιο του Γιώργου Γεωργαντά υπάρχει ειδική επισήμανση ότι η κατάργηση της διακίνησης εγγράφων μέσω fax δεν αφορά μόνο στις συναλλαγές κράτους – πολιτών, αλλά και σε εκείνες μεταξύ των δημοσίων υπηρεσιών.
Ανακύκλωση των συσκευών fax
Ο υφυπουργός Ψηφιακής Διακυβέρνησης καλεί επίσης του φορείς του Δημοσίου να μεριμνήσουν για την προστασία του περιβάλλοντος, προχωρώντας στις αναγκαίες ενέργειες για την ανακύκλωση των συσκευών fax.
Τις επόμενες ημέρες θα σταλούν οδηγίες στις υπηρεσίες του Δημοσίου από το υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης, τη διεύθυνση διαχείρισης δημόσιου υλικού της Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Εσόδων (ΑΑΔΕ) και τον Ελληνικό Οργανισμό Ανακύκλωσης.
Σύμφωνα με στελέχη του υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, η εγκύκλιος για την κατάργηση του fax δημοσιεύθηκε αρκετά νωρίτερα από την πρώτη Ιανουαρίου, προκειμένου να δοθεί χρονικό περιθώριο για να διορθωθούν τυχόν προβλήματα.
Κατά τις ίδιες πηγές, όλες οι υπηρεσίες του Δημοσίου έχουν τη δυνατότητα επικοινωνίας διαδικτυακά μέσω του προγράμματος ΣΥΖΕΥΞΙΣ 2.
Προβλήματα ενδέχεται να εντοπιστούν σε ορισμένες περιοχές της περιφέρειας στις οποίες δεν υπάρχουν ευρυζωνικές συνδέσεις υψηλής ταχύτητας.
