Για την DocHub αυτά τα λάθη ασφαλείας είναι πιο τρομακτικά από το Halloween

Με αφορμή το Halloween, η DocHub, πλατφόρμα επεξεργασίας PDF και ηλεκτρονικών υπογραφών, επισημαίνει πέντε συνηθισμένα λάθη που κάνουμε όταν μοιραζόμαστε και υπογράφουμε έγγραφα, και τα οποία μπορεί να εκθέσουν ευαίσθητα στοιχεία.

Ευαίσθητα αρχεία χωρίς κλείδωμα

Ένα αρχείο PDF μπορεί να καταλήξει σε λάθος inbox ή να προωθηθεί κατά λάθος.

Αν περιέχει προσωπικά, οικονομικά ή εμπιστευτικά στοιχεία, η DocHub συνιστά να προστίθεται κωδικός πρόσβασης πριν από την κοινοποίηση και ο κωδικός να αποστέλλεται ξεχωριστά, με ένα μήνυμα ή ένα γρήγορο τηλεφώνημα.

Σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να βρίσκεται στο ίδιο email με το αρχείο.

Δικαίωμα επεξεργασίας για όλους

Όταν βιαζόμαστε, είναι εύκολο να δώσουμε σε όλους τα ίδια δικαιώματα. Αν όμως κάποιος χρειάζεται μόνο να ελέγξει ένα έγγραφο, δεν χρειάζεται επιπρόσθετα δικαίωμα επεξεργασίας.

Το δικαίωμα αυτό πρέπει να δίνεται μόνο σε όσους πραγματικά θα κάνουν αλλαγές.

Άγνωστοι υπογράφοντες

Το αίτημα υπογραφής μπορεί να σταλεί στο σωστό email, αυτό όμως δεν σημαίνει πάντα ότι θα το ανοίξει το σωστό πρόσωπο.

Όπως στο Halloween δεν ξέρεις ποιος κρύβεται πίσω από τη μάσκα, έτσι και στο inbox.

Για σημαντικά έγγραφα, η DocHub προτείνει έναν επιπλέον έλεγχο: οι υπογράφοντες να επιβεβαιώνουν την ταυτότητά τους με κωδικό μίας χρήσης, που αποστέλλεται στο email τους, πριν ανοίξουν το έγγραφο, όπως συνηθίζεται και για τη λήψη ιατρικών εξετάσεων.

Υπογεγραμμένα αντίγραφα χωρίς ιστορικό ενεργειών

Οι περισσότεροι κατεβάζουμε το υπογεγραμμένο PDF και προχωράμε.

Αν όμως προκύψει αμφιβολία για το ποιος το υπέγραψε ή πότε, το PDF από μόνο του ίσως να μη δίνει την πλήρη εικόνα.

Αυτήν τη δίνει το ιστορικό ενεργειών (audit trail), που καταγράφει ποιος άνοιξε και υπέγραψε το έγγραφο και πότε. Γι' αυτό, καλό είναι να φυλάσσεται μαζί με το υπογεγραμμένο αρχείο.

Πρόσβαση που δεν «πεθαίνει» ποτέ

Ένα έγγραφο μπορεί να χρειάζεται να είναι διαθέσιμο μόνο για μία εβδομάδα, αλλά η πρόσβαση να μένει ανοιχτή για πολύ περισσότερο.

Ορίζοντας ημερομηνία λήξης πριν από την κοινοποίηση, η πρόσβαση τερματίζεται αυτόματα, χωρίς να χρειάζεται να θυμηθεί κανείς να την αφαιρέσει αργότερα.