Ηλεκτρονική τιμολόγηση: Τι αλλάζει από 1η Οκτωβρίου για τις μικρές επιχειρήσεις, πώς θα προετοιμαστούν

Η τελευταία φάση εφαρμογής της υποχρεωτικής ηλεκτρονικής τιμολόγησης ξεκινά την 1η Οκτωβρίου 2026, φέρνοντας χιλιάδες μικρές επιχειρήσεις στο ψηφιακό σύστημα παρακολούθησης της ΑΑΔΕ.

Τι πρέπει να γνωρίζουν οι επιχειρηματίες, ποιες προθεσμίες τρέχουν και τι πρόστιμα προβλέπονται για όσους δεν προλάβουν.

Ποιες επιχειρήσεις αφορά η δεύτερη φάση

Μετά την ένταξη των μεγαλύτερων εταιρειών σε προηγούμενη φάση, η υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση επεκτείνεται πλέον και στις επιχειρήσεις με ακαθάριστα έσοδα έως 1.000.000 ευρώ, όπως αυτά προκύπτουν από τη σχετική φορολογική δήλωση. Πρόκειται για τη δεύτερη και τελευταία φάση του μέτρου, που ολοκληρώνει τη μετάβαση στο νέο καθεστώς για το σύνολο σχεδόν των επιχειρήσεων της χώρας.

Η υποχρέωση καλύπτει τις συναλλαγές χονδρικής (B2B) που πραγματοποιούνται εντός Ελλάδας ή με επιχειρήσεις τρίτων χωρών εκτός Ευρωπαϊκής Ένωσης, καθώς και τις συναλλαγές με φορείς της Γενικής Κυβέρνησης (B2G) για τις οποίες δεν ισχύει ήδη ξεχωριστή υποχρέωση ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

Μεταβατική περίοδος έως το τέλος του έτους

Η υποχρέωση τυπικά ξεκινά την 1η Οκτωβρίου, ωστόσο έχει προβλεφθεί περίοδος σταδιακής προσαρμογής έως τις 31 Δεκεμβρίου 2026. Στο διάστημα αυτό επιτρέπεται η χρήση των παλαιότερων τρόπων έκδοσης και διαβίβασης παραστατικών, με την προϋπόθεση ότι η επιχείρηση έχει ήδη υποβάλει την απαιτούμενη δήλωση στο myDATA. Από την 1η Ιανουαρίου 2027 η περίοδος χάριτος λήγει οριστικά και το νέο καθεστώς εφαρμόζεται πλήρως, χωρίς περιθώρια.

Τα βήματα που πρέπει να ακολουθήσουν οι μικρές επιχειρήσεις

Η προσαρμογή στο νέο σύστημα προϋποθέτει τρεις βασικές ενέργειες:

1. Επιλογή τρόπου έκδοσης και διαβίβασης παραστατικών. Οι επιχειρήσεις έχουν δύο επιλογές: είτε τη χρήση σύγχρονου προγράμματος τιμολόγησης ή ERP σε συνεργασία με πιστοποιημένο Πάροχο Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων (ΥΠΑΗΕΣ), είτε τη δωρεάν εφαρμογή «timologio» της ΑΑΔΕ (γνωστή και ως myDATAapp για κινητά). Η δεύτερη λύση απευθύνεται κυρίως σε επιχειρήσεις με μικρό όγκο τιμολογίων, που δεν έχουν ανάγκη πιο σύνθετων εργαλείων.

2. Δήλωση καναλιού διαβίβασης στο myDATA. Ανεξάρτητα από την επιλογή τους, οι επιχειρήσεις οφείλουν να υποβάλουν σχετική δήλωση: είτε «Δήλωση Έναρξης Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων» (αν συνεργάζονται με Πάροχο) είτε «Δήλωση Χρήσης της εφαρμογής timologio». Η δήλωση θα πρέπει να έχει ημερομηνία έναρξης το αργότερο την 1η Οκτωβρίου 2026, ενώ μπορεί να υποβληθεί εμπρόθεσμα έως τις 12 Οκτωβρίου.

3. Αυτόματη διαβίβαση και ΜΑΡΚ. Στη συνέχεια, κάθε παραστατικό εκδίδεται ψηφιακά και διαβιβάζεται αυτόματα στην πλατφόρμα myDATA, όπου λαμβάνει τον υποχρεωτικό Μοναδικό Αριθμό Καταχώρησης (ΜΑΡΚ), χωρίς να απαιτείται επιπλέον ενέργεια από την επιχείρηση. Η ΑΑΔΕ ελέγχει πλέον τα δεδομένα σχεδόν σε πραγματικό χρόνο, τη στιγμή ακριβώς της έκδοσης του παραστατικού.

Πρόστιμα για όσους δεν συμμορφωθούν

Η μη συμμόρφωση με το νέο πλαίσιο επιφέρει πρόστιμα που μπορούν να φτάσουν τα 2.500 ευρώ.

• Παραστατικά με ΦΠΑ: Πρόστιμο 50% επί του ΦΠΑ (με ελάχιστη χρέωση 250 ευρώ ή 500 ευρώ ανά έλεγχο, ανάλογα με την κατηγορία βιβλίων).
• Παραστατικά χωρίς ΦΠΑ: Πρόστιμο 500 - 1.000 ευρώ ανά έλεγχο.

Σε περίπτωση μη υποβολής ή υποβολής ανακριβών στοιχείων, προβλέπεται αυτοτελές πρόστιμο 2.500 ευρώ. Παράλληλα, προβλέπονται αυξημένα πρόστιμα σε περιπτώσεις υποτροπής.

Τι πρέπει να θυμούνται οι επιχειρηματίες

Η μετάβαση στην ηλεκτρονική τιμολόγηση δεν είναι απλώς μια τεχνική αλλαγή λογισμικού, αλλά μια ουσιαστική αλλαγή στον τρόπο λειτουργίας της καθημερινής τιμολόγησης. Οι μικρές επιχειρήσεις καλούνται να αποφασίσουν έγκαιρα ποια λύση τους ταιριάζει —Πάροχος ή δωρεάν εφαρμογή της ΑΑΔΕ— και να ολοκληρώσουν τη σχετική δήλωση στο myDATA πριν την πάροδο της προθεσμίας, ώστε να αποφύγουν τόσο τα πρόστιμα όσο και τυχόν προβλήματα στην έκδοση παραστατικών κατά τους πρώτους μήνες εφαρμογής.