Ηλεκτρονικά τιμολόγια: Τι αλλάζει από την 1η Οκτωβρίου – Οι προθεσμίες και τα πρόστιμα

Αλλαγές στον τρόπο με τον οποίο θα εκδίδουν τα τιμολόγιά τους χιλιάδες ελεύθεροι επαγγελματίες και μικρές επιχειρήσεις από την 1η Οκτωβρίου φέρνει το νέο καθεστώς ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

Από την πρώτη μέρα του Οκτώβρη ξεκινά η δεύτερη περίοδος εφαρμογής, στην οποία θα πρέπει να μπουν όσες επιχειρήσεις έμειναν εκτός της πρώτης φάσης, η οποία αφορούσε επιχειρήσεις με ακαθάριστα έσοδα που υπερβαίνουν τα 1 εκατ. ευρώ για το φορολογικό έτος 2023.

Πώς θα γίνεται η ηλεκτρονική τιμολόγηση

Στην πράξη, κάθε υπόχρεος θα μπορεί να εκδίδει ηλεκτρονικά τα τιμολόγιά του με δύο τρόπους. Είτε μέσω του πιστοποιημένου Παρόχου Ηλεκτρονικής Έκδοσης Στοιχείων, είτε μέσω της δωρεάν εφαρμογής timologio της ΑΑΔΕ, ενώ για όσους δουλεύουν περισσότερο μέσω του κινητού τους, διατίθεται και μια τρίτη επιλογή το myDATAapp.

Στη συνέχεια, μόλις εκδίδεται το παραστατικό, τα στοιχεία θα περνούν αυτόματα στο myDATA και τέλος το τιμολόγιο θα λαμβάνει το Μοναδικό Αριθμό Καταχώρησης, ΜΑΡΚ.

Κατά αυτό το τρόπο διευκολύνεται η διαδικασία και για τα δύο μέρη. Με άλλα λόγια, οι επιχειρηματίες κερδίζουν χρόνο, καθώς προβλέπονται λιγότερες χειροκίνητες διαδικασίες και σημαντική μείωση των πιθανοτήτων να γίνουν λάθη και να καθυστερήσει η διαδικασία, ενώ η ΑΑΔΕ έχει άμεση εικόνα της συναλλαγής.

Ποιοι μπαίνουν στη δεύτερη φάση

Αυτή τη φορά συμπεριλαμβάνονται όσοι δεν εντάχθηκαν στην πρώτη περίοδο, δηλαδή μικρότερες επιχειρήσεις, ατομικές δραστηριότητες και ελεύθεροι επαγγελματίες.

Η υποχρεωτική ηλεκτρονική τιμολόγηση καλύπτει:

• τις συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων στην Ελλάδα, δηλαδή τις B2B συναλλαγές,
• τις συναλλαγές που αφορούν δημόσιες συμβάσεις και δαπάνες φορέων της Γενικής Κυβέρνησης,
• τις πωλήσεις αγαθών και υπηρεσιών προς επιχειρήσεις τρίτων χωρών, εκτός Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Για τις πωλήσεις προς επιχειρήσεις άλλων κρατών-μελών της ΕΕ, η έκδοση ηλεκτρονικού τιμολογίου παραμένει προς το παρόν προαιρετική.

Τι γίνεται, όμως, αν μια επιχείρηση του εξωτερικού δεν δέχεται ηλεκτρονικό τιμολόγιο; Σε αυτή την περίπτωση, ο εκδότης μπορεί να αποστείλει το παραστατικό με άλλον επιτρεπόμενο τρόπο.

Στην ελληνική αγορά, αντίθετα, τα πράγματα είναι ξεκάθαρα: η επιχείρηση που λαμβάνει το τιμολόγιο οφείλει να το αποδεχθεί ηλεκτρονικά.

Η μεταβατική περίοδος έως το τέλος του 2026

Η 1η Οκτωβρίου 2026 είναι η ημερομηνία έναρξης της δεύτερης φάσης, ωστόσο προβλέπεται μεταβατική περίοδος έως τις 31 Δεκεμβρίου 2026. Στο διάστημα αυτό οι επιχειρήσεις μπορούν να προσαρμόσουν σταδιακά τα συστήματά τους και, υπό προϋποθέσεις, να χρησιμοποιούν παράλληλα άλλους επιτρεπόμενους τρόπους έκδοσης και διαβίβασης.

Η μεταβατική περίοδος, πάντως, δεν σημαίνει αναβολή της προετοιμασίας. Για να αξιοποιηθεί η δυνατότητα σταδιακής ένταξης, πρέπει να έχει υποβληθεί εγκαίρως η σχετική δήλωση και να έχει δηλωθεί έναρξη χρήσης της ηλεκτρονικής τιμολόγησης το αργότερο την 1η Οκτωβρίου 2026.

Οι επιχειρήσεις θα πρέπει να επιλέξουν εγκαίρως τον τρόπο έκδοσης, είτε μέσω πιστοποιημένου Παρόχου είτε μέσω του timologio της ΑΑΔΕ. Παράλληλα, θα πρέπει να ελέγξουν αν το λογιστικό ή εμπορικό τους πρόγραμμα υποστηρίζει τη νέα διαδικασία, καθώς ένα ERP από μόνο του δεν αρκεί εάν δεν συνεργάζεται με τον κατάλληλο πάροχο ή δεν καλύπτει τον εγκεκριμένο τρόπο ηλεκτρονικής έκδοσης.

Το φορολογικό μπόνους για όσους κινηθούν νωρίτερα

Σημαντικά φορολογικά κίνητρα προβλέπονται για τις επιχειρήσεις που θα επιλέξουν να ενταχθούν νωρίτερα και αποκλειστικά στην ηλεκτρονική τιμολόγηση.

Για να τα εξασφαλίσουν, θα πρέπει να υποβάλουν τη σχετική δήλωση έως τις 3 Αυγούστου 2026 και να ξεκινήσουν εμπρόθεσμα την αποκλειστική έκδοση ηλεκτρονικών τιμολογίων.

Τα κίνητρα περιλαμβάνουν πλήρη απόσβεση της δαπάνης αγοράς τεχνικού εξοπλισμού και λογισμικού, προσαυξημένη κατά 100%, καθώς και προσαύξηση κατά 100% της δαπάνης που αναγνωρίζεται για την παραγωγή, διαβίβαση και ηλεκτρονική αρχειοθέτηση τιμολογίων για τους πρώτους 12 μήνες.

Τα πρόστιμα για μη συμμόρφωση

Η μη συμμόρφωση με το νέο πλαίσιο μπορεί να οδηγήσει σε πρόστιμα, ανάλογα με το είδος της παράβασης. Η φορολογική διοίκηση μπορεί να αντιμετωπίσει την παράβαση είτε ως μη έκδοση παραστατικού είτε ως παράλειψη ηλεκτρονικής διαβίβασης.

Για συναλλαγές με ΦΠΑ, το πρόστιμο μπορεί να φτάσει στο 50% του ΦΠΑ που αντιστοιχεί στο παραστατικό που δεν εκδόθηκε ή δεν διαβιβάστηκε. Τα ελάχιστα ποσά ανά φορολογικό έλεγχο είναι 250 ευρώ για επιχειρήσεις με απλογραφικό λογιστικό σύστημα και 500 ευρώ για επιχειρήσεις με διπλογραφικό.

Για συναλλαγές χωρίς ΦΠΑ, τα πρόστιμα διαμορφώνονται σε 500 ευρώ ανά έλεγχο για απλογραφικά βιβλία και 1.000 ευρώ για διπλογραφικά. Σε περίπτωση υποτροπής, τα ποσά αυξάνονται, ενώ για άλλες παραβάσεις, όπως μη τήρηση, ελλιπής ενημέρωση ή μη διαφύλαξη λογιστικών αρχείων, μπορεί να επιβληθεί αυτοτελές πρόστιμο έως 2.500 ευρώ.

Το μήνυμα προς τις επιχειρήσεις είναι σαφές: η ηλεκτρονική τιμολόγηση δεν είναι πλέον ένα προαιρετικό βήμα ψηφιακής προσαρμογής, αλλά υποχρέωση με συγκεκριμένες προθεσμίες, διαδικασίες και κυρώσεις.